簡単な仕事ほど締め切りを作る、仕事の先のばしを追放して成功する方法

シェアする

ten0109

仕事始めか仕事終わりに、次にやるべき仕事を確認していると思います。
複数重なっている場合は優先順位をつけて、取り組んでいる人がほとんどでしょう。
優先順位を付ける際に、何を基準につけていますか?
1番優先するのは、納期が迫っていて、難易度の高い重要なものではないですか?
そして、直ぐにできる簡単な仕事は、いつでもできると思い込んでいるので、後回しにしがちです。
なかなか仕事が捗らない人や、納期が遅れ気味の人の原因は、「いつでもできる簡単な仕事」を後回しにしていることです。

スポンサーリンク

間違っていませんか? 仕事の優先順位

緊急でも重要でもない仕事に、デッドライン(締め切り)をつくる。
こんな意外な方法が、いまやるべきことを明確にするためには有効です。

普通に考えれば、その仕事が緊急かつ重要なものであるほどデッドラインを設けて、これを絶対に守ることにフルパワーを注ぐものです。
その反面、緊急性や重要性が低い仕事には、デッドラインが設けられることはまずない。
例えば、書類や資料の整理、デスクの片づけといった仕事です。
あなたにとっては、どうでもいい仕事、もしくは仕事ではないと思っているかもしれません。
締め切りがないから「ヒマになったらやろう」などと思っているうちに、いつのまにか山積みになってしまうのがそんな仕事です。

そんな身の回りも、頭の中もごちゃごちゃした状態で、良い仕事ができるでしょうか?
できないですよね。

しかし、時間を整理して、仕事のスピード化を図るためには、この問題の解決が重要になります。
「先のばしした仕事」「やり残した仕事」が足を引っ張り、全体の効率を落としていることが多いからです。
そのためにはまず、思い込みを無くして仕事の内容を客観的に分析することが必要です。

仕事を整理していくと、この4つに分類できる。

①緊急性、重要性が共に高い仕事
②緊急性は高いが、重要性は低い仕事
③緊急性は低いが、重要性は高い仕事
④緊急性も重要性も低い仕事

普通に考えると①がすぐやるべきこととして順位が最も高く、④は低い仕事となります。
①は当然ながら最優先。
問題は③と④です。
「散らかったデスクの上を片づける」などの④は、まさに先のばししがちな仕事です。
だからこそ、デッドラインを設けて、さっさと片づけてしまう。
仕事ができる人は、ルーチンワークはさっさと片づけて、重要度の高い仕事に集中しているのです。

ten0110

締め切りやゴールから作業を逆算すれば、今やるべきことが見えてくる

仕事ができる人ほど未来の自分をしっかり描いています。
サッカー選手がチームを勝利に導くラストシュートを常にイメージトレーニングしているように、成功する人は「こうありたい」という将来の自分を明確にイメージしているものです。

それも勝利や成功など、輝かしい未来図です。

それがなぜ必要なのか?
たとえば長期にわたる仕事でも、最終目標とそこに至るまでのスケジュールが欠かせない。
人生のスケジュールにも最終目標が必要であり、そのゴールが大きければ大きいほど、それをかなえるためのパワーが生まれてくる。

まず、このゴールをできるだけ明確に、具体的に描いてみることが大切だ。
「家を建てる」なら「海沿いに立つ木造の一軒家」、「社長になる」なら「日本一の店舗数を持つ外食産業のオーナー」といった具合に、はっきりとしたビジョンを描く。
次に大事なことは、そんなゴールを実現するためには、10年後の自分はどうなっているべきか、5年後の自分は何をしているべきか、ゴールから逆算して、そのスケジュールを明確にしていくことです。

もし家を建てたいなら、総予算を考えると年間700万円の収入が必要で、毎月60万円の貯金をしなくてはならないといった行動の指針がわかってくる。「いま、やるべきこと」が見えてくるはずです。

これは大きな仕事にチャレンジするときも同じこと。
最終目標を達成するためには、逆算して、「未来といま」をはっきり結びつけて行動にうつすことが大事なのです。

忙しい、なかなか進まないと思う人ほど、仕事をいったんリセットして、スタンバイ状態を作り出す

仕事ができる人ほど遊んでいます。悔しいが本当です。
そんな人は限りある一日の時間から無駄な時間を省き、仕事時間をスリム化して自分が使える時間を生み出しています。
ひとつの仕事をこなすスピードが速く、片づける仕事の数も多い。

その結果、残業をしたり、仕事を家に持ち帰ったりすることもない。
だから、遊ぶことができるのです。

ところが、そうではない人は、かかえているたくさんの仕事を闇雲に片づけようとしてどれも頑張る結果、時間が足りなくなって仕事に追われてしまうことが多い。
こんなことになる原因のひとつは、やり残した仕事のことを頭の中でひきずって、ひとつのことに集中できていないからです。

仕事ができる人は、ひとつの仕事に徹底的に集中できる人です。
そして、休むときは徹底して休む。
そんなメリハリがパワフルな仕事力を生み出しています。

では、少しでもそんな状態に近づくためにどうすればいいのか。

集中のための最も簡単な方法は、意識的にリセットしてしまうことです。

強引にでもスイッチをオフにしてゼロの状態に戻してしまう。
仕事を始める前の「スタンバイ」態勢です。
ゼロに立ち戻れば、仕事を始めるときの緊張感と集中力も復活します。

これはデスクの上をいったん片づけるといったことでもいい。
身のまわりを整理するといったオフの時間をつくることで、頭の中がリセットされて冷静な状態にたちかえることができる。
そんな状態になれば、集中すべきことも見えてくるはずです.

以上、簡単な仕事ほど締め切りを作る、仕事の先のばしを追放して成功する方法、でした。

スポンサーリンク

シェアする

フォローする